CYCOT OM
Produktvorstellung
Alle Anwendungsbereiche im Überblick
Mit CYCOT OM haben Sie eine umfassende Office Management-Lösung, die alle organisatorischen und projektrelevanten Aufgaben im Planungsbüro abdeckt. Hier finden Sie Anwendungsbereiche der Software, die für Architekten, Bauingenieure und TGA-Planer gleichermaßen relevant sind und Sie in Ihrer täglichen Arbeit unterstützen:
01 - Zeiterfassung
02 - Vertragsarten/Abrechnungsmöglichkeiten
03 - Fakturierung
04 - E-Rechnung
05 - Stundenverwaltung
06 - Projektcontrolling
07 - Bürokosten und Kennzahlen
08 - Abwesenheitsplanung
09 - Monatsberichte
10 - Dokumente/Dateiablage
11 - Outlook - Add - In
12 - Datei- und Dokumentensuche
13 - Dokumentation
14 - Planverwaltung und Versand
01 - Zeiterfassung – einfach und intuitiv in 3 Schritten
Neben Projekttätigkeiten können auch Bürotätigkeiten erfasst werden. Beide in Summe ergeben die Arbeitszeit. Durch die Integration der Abwesenheitsplanung kann somit auch die Arbeitszeit erfasst werden. Siehe auch Abwesenheitsplanung und Monatsberichte.
02 - Vertragsarten/Abrechnungsmöglichkeiten:
- HOAI-Vertrag inkl.Rechner
- Individueller Vertrag
- nach Leistungsphasen/Leistungsstand
- Pauschalbeträge
- Leistungen nach Aufwand (Stunden)
- Leistungen nach Menge
Auch in Kombination möglich.
03 - Fakturierung
Rechnungsstellung und Rechnungsverwaltung
- Rechnungsausgabe in Word, PDF oder als E-Rechnung im ZUGFeRD Format
- Rechnungsvorlagen in Word individuell anpassbar
- Rechnungsverwaltung
- Rechnungsstatus
- Offene Posten
- Kontenbewegungen
- Fremdrechungen
- Mahnungen
- Und einiges mehr
04 - E-Rechnung im ZUGFeRD Format
Die neue E-Rechnungsfunktion
Die Digitalisierung des Rechnungsverkehrs gewinnt zunehmend an Bedeutung und ist ab 2025 Pflicht – sie spart Zeit, reduziert Papierverbrauch und ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung der Rechnungen. Mit der neuen Version 2025 von CYCOT OM bieten wir eine Lösung, die diesen Wandel unterstützt.
Mit der Version CYCOT OM 2025 können Honorarrechnungen auch als E-Rechnungen im ZUGFeRD Format erstellt werden. Für unsere Kunden bedeutet dies keine große Umstellung, da die Rechnungsstellung nahezu wie gewohnt erfolgt. Lediglich die relevanten Pflichtangaben für die eigene Firma und für den Kunden (Kontakt) sollten ergänzt werden. Es können weiterhin alle Arten von Rechnungen, unter anderem HOAI-Abschlagsrechnungen und Honorarrechnungen mit freier Honorarkalkulation erstellt werden.
Das ausgegebene Format entspricht der ZUGFeRD-Norm im Profil XRechnung, d.h. CYCOT OM erstellt ein PDF/A-3-Format mit eingebetteter XML-Datei. Damit ist die Rechnung sowohl für den Menschen lesbar als auch maschinell zu verarbeiten.
05 - Stundenverwaltung
Die Stundenverwaltung ermöglicht den Zugriff auf alle Stundenberichte und deren Informationen, sowie deren Bearbeitung.
Über Zahlreiche Filter- und Gruppierungsmöglichkeiten ergeben sich vielfältige Auswertungsmöglichkeiten, mit Zugriff auf alle Informationen.
Für das Abrechnen nach Stunden sind die einzelnen Tätigkeitsberichte in der Stundenverwaltung mit dem Honorarvertrag und den Rechnungen verknüpft, so dass kein Stundenbericht bei der Abrechnung vergessen wird.
Einfacher Excel-Export
06 - Projektcontrolling
Gegenüberstellung von Honorar / Stunden / Kosten / Rechnungen
- Soll/Ist-Stundenvergleich- Rechnungsvorlagen in Word
- Leistungsstände
- Kostenstände
- Ertrag
- Rechnungsstände
- Direkte Verlinkung zu:
- Stundenberichten
- Honorarverträgen (Leistungsphasen)
- Rechungen
07 - Bürokosten und Kennzahlen
Die Bürokosten bieten Ihnen umfangreiche Erfassungs- und Auswertungsmöglichkeiten Ihrer Büro-, Personal- und Sachkosten. Anhand von 7 Kennzahlen erhalten Sie eine detaillierte Auswertung ihrer Bürokosten. Für die jeweiligen Kennziffern wird die Berechnungsgrundlage immer mit angezeigt.
08 - Abwesenheitsplanung
Abwesenheitstage planen, erfassen, genehmigen und verwalten.
09 - Monatsberichte
Die Arbeitszeitkonten der einzelnen Mitarbeiter bieten eine Übersicht aller erfassten Stunden und Abwesenheiten, sowie einen Abgleich mit den Arbeitszeitvorgaben.
10 - Dokumente / Dateiablage
Ordnen, verwalten, verteilen, erstellen und archivieren Sie Ihre Projektdateien-/dokumente über CYCOT OM. CYCOT OM ersetzt beim Arbeiten mit Projektdateien lediglich den Windows Explorer als Arbeitsoberfläche. Die Dateien werden 1:1 über den Windows Explorer in ihrem lokalen Dateisystem gespeichert. In der Datenbank von CYCOT OM werden nur die Metainformationen der Dateiablage gespeichert. Doch das hat viele Vorteile:
- Ordnerübergreifende chronologische Dateianzeige mit Such- und Filterfunktion
- Verschlagwortung von Dokumenten >> Kategorie, Stichwörter, Kommentare, Status
- Dokumenterstellung über Wordvorlagen mit automatischer Befüllung von Projektinformationen
- Einfache Dateiablage per Drag & Drop aus dem Windows Dateisystem
- E-Mailversand mit automatischer Ablage direkt aus CYCOT OM heraus (Outlook E-Mail-Integration)
- Outlook Add-In für die direkte E-Mailablage
11 - Outlook -Add-In
Über das Outlook Add-In können E-Mails und Datei-Anhänge per Drag & Drop in OM bzw. zu den Projekten zentral abgelegt werden.
12 - Datei- und Dokumentensuche
- Chronologische Dateianzeige
- Such- und Filterfunktion
- Gruppieren von beliebigen Spalteninformationen
- Dateivorschau
13 - Dokumentation
Für die Projektdokumentation stehen Ihnen mehrere Module zur Verfügung:
- Versand
- Nebenkosten
- Checklisten
- Protokolle
14 - Planverwaltung und Versand
Verwalten und versenden Sie Ihre Pläne von einem zentralen Ort aus.
- Strukturierte Planübersicht mit Zugriff auf alle Informationen
- Dokumentierter Planversand per E-Mail
- Indexverwaltung
- Planstatus
- Freigabe- und Änderungsprotokollierung
Testen Sie jetzt CYCOT OM 14 Tage kostenfrei
Nach erfolgreichem Test:
Schritt für Schritt zur perfekten Büroorganisation
Für die erfolgreiche Implementierung von CYCOT OM empfehlen wir eine Online-Projektbegleitung. Dies hat den Vorteil, dass Sie sich mit CYCOT OM Schritt für Schritt vertraut machen können. Ihr Büro arbeitet dabei produktiv an Ihren realen Projekten.
Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne für weitere Informationen zur Verfügung. Setzen Sie sich einfach mit uns in Verbindung.